Tietosuojakäytäntö

Töihin Perho Liiketalousopistoon -palvelua koskeva tietosuojaseloste

Tämän avoimen työnhaun, uusien rekrytointien käsittelyn ja työnhakuprosessin hallintaan tarkoitetun palvelun (”palvelu”) pohjana on Teamtailor-sovellus, jota hyödynnetään Perho Liiketalousopisto Oy:n, Y-tunnus 2734201-9, osoite: Perhonkatu 11, 00101 Helsinki (”rekisterinpitäjä”, ”me”, "yritys") hyväksi.

On tärkeää, että kaikki palvelua käyttävät henkilöt (”käyttäjät”) tuntevat olonsa turvalliseksi sen suhteen ja saavat tietoa siitä, miten käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointi- ja töihin hakuprosessissa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tässä selosteessa kuvattujen periaatteiden (”tietosuojakäytäntö”) mukaisesti.

1. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietosuojavastaava

Olemme tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötiedoista vastaava rekisterinpitäjä. Käyttäjien henkilötietoja käsitellään tarkoituksena hallinnoida ja helpottaa työntekijöiden rekrytoimista yritykseemme. 

Perho Liiketalousopiston tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö tietosuojaan liittyvissä asioissa:

Pekka Selenius

Perho Liiketalousopisto

Perhonkatu 11

00100 Helsinki

09-3509210

tietosuoja@perho.fi.

2. Henkilötietojen kerääminen

Olemme vastuussa käyttäjien palveluun luovuttamien tai palvelun käytön puitteissa muulla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelemisestä.

Miten ja milloin keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjiltä heidän henkilötietojaan, kun käyttäjät

• lähettävät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
• käyttävät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
• antavat itsestään tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.

Nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Tällöin potentiaalisten työnhakijoiden henkilötietojen käyttämiseen tulee olla heiltä suostumus. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän tietosuojakäytännön puitteissa käyttäjänä, ja hänelle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.

Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi käyttäjien nimi- ja tunnistetiedot, sähköpostiosoite- ja yhteystiedot, mahdolliset muut käyttäjien itsensä antamat tiedot, kuten kuvat ja videot, Facebook- ja LinkedIn-profiilien sisältämät tiedot, avoimessa haussa ja/tai rekrytointiprosessissa esitettyjen kysymysten vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, jotka käyttäjät tai muut tahot ovat antaneet palvelun kautta. Vain näiden prosessien kannalta olennaiset tiedot kerätään ja käsitellään.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on hallinnoida uusien työntekijöiden ja osaajien rekrytointia.

Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia henkilötietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen. Tällaisia tietoja ei näin ollen pidetä henkilötietoina.

Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjät antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, kun sen tarkoituksena on edesauttaa rekisterinpitäjän rekrytointiprosessia. Käyttäjät hyväksyvät, että henkilötietoja kerätään palvelun kautta, kun käyttäjät

• lähettävät työhakemuksen palvelun kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja hyväksyvät myös, että rekisterinpitäjä kerää julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä hänestä täydentäviä tietoja edellä mainitussa käyttötarkoituksessa
• käyttävät palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän henkilöstöpalveluihin tai rekrytoiviin henkilöihin ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä.

Käyttäjät antavat myös suostumuksensa siihen, että rekisterinpitäjä kerää julkisesti saatavilla olevia tietoja käyttäjistä ja koostaa niitä käyttöönsä rekrytointitarkoituksessa.

Käyttäjät antavat suostumuksensa siihen, että heidän henkilötietojaan a) kerätään yllä olevan mukaisesti ja b) käsitellään alla olevien kohtien "Säilytys ja siirrot" ja "Miten pitkään henkilötietoja käsitellään" mukaisesti.

Käyttäjillä on oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta tai lähettämällä peruutusviestin: tietosuoja@perho.fi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.

Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella. 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jos haluat lisätietoa riittävistä turvatoimista: tietosuoja@perho.fi.

 Miten pitkään henkilötietoja käsitellään
Jos käyttäjät eivät vastusta kirjallisesti henkilötietojensa käsittelyä, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä olevien tarkoitusten täyttämiseksi ja enintään 24 kk:n ajan tietojen antamisesta lukien. Jos käyttäjät eivät halua henkilötietojaan käsiteltävän tässä tarkoituksessa (tulevissa rekrytoinneissa), pyydämme ottamaan yhteyttä kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta tai ilmoittamalla siitä: tietosuoja@perho.fi.

3. Käyttäjien oikeudet

Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoista lähettämällä kirjallisen pyynnön kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta tai viestillä: tietosuoja@perho.fi. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) jäljennös heille kuuluvista henkilötiedoista maksutta. Seuraavista jäljennöksistä rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus pyynnön aiheuttamien hallinnollisten kulujen pohjalta.

Käyttäjillä on oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisuun tarvittaessa pyytämällä sitä kirjallisesti kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta tai lähettämällä pyyntö: tietosuoja@perho.fi. Käyttäjillä on oikeus poistaa itseään koskevat tiedot tai vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella tietyissä olosuhteissa. 

Käyttäjillä on oikeus perua kaikki suostumukset, jotka on annettu rekisterinpitäjälle tietojen käsittelemiseksi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.

Käyttäjillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti toisten oikeuksiin tai vapauksiin.

Käyttäjillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä, mikäli käyttäjät ovat sitä mieltä, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista.

4. Turvallisuus

Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia, ja rekisterinpitäjänä varmistamme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään asiaan kuuluvalla tavalla ja huolellisuudella. Ryhdymme kaikkiin toimenpiteisiin, joita meiltä voidaan kohtuudella odottaa varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojakäytännön ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Perho Liiketalousopisto Oy:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein Perho Liiketalousopisto Oy:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti (kts. Perho Liiketalousopiston tietosuojapolitiikka: perho.fi/rekisteriseloste). Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Perho Liiketalousopisto Oy:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

Tiedon siirtämiseen internetissä ja mobiiliverkossa liittyy kuitenkin aina jonkinasteinen riski, joten kaikki siirrot tehdään tietoja siirtävän henkilön omalla vastuulla. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuun siitä, että heidän tietonsa ovat turvassa. On käyttäjien omalla vastuulla varmistaa, että heidän kirjautumistietonsa pysyvät salaisina.

5. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle

Emme myy tai muullakaan tavoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Meillä on kuitenkin oikeus siirtää käyttäjien henkilötietoja

• toimittajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat käsittelijöinä ja alihankkijana toimivina käsittelijöinä ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi
• viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä
• viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.

Siirrämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme ja joiden kanssa olemme tehneet sopimuksen palveluiden tarjoamisesta. Valikoimme yhteistyökumppanimme huolellisesti varmistaaksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6. Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)

Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä mitään tietoja, jotka voidaan yhdistää yksittäisiin henkilöihin, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.

7. Evästeet

Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi.

Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.

8. Muutokset

Meillä on oikeus tehdä milloin tahansa muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöömme. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelusta.

9. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä:  tietosuoja@perho.fi.